Czy lepiej szukać klientów cold mailingiem własnymi zasobami, czy może warto zlecić ten proces na zewnątrz? To pytanie pojawia się prędzej czy później u każdego przedsiębiorcy, który myśli o sprzedaży wychodzącej na dużą skalę.

Oczywiście odpowiedź brzmi „to zależy”; są sytuacje, kiedy warto budować zespół sprzedaży wychodzącej wewnątrz firmy, a czasami lepiej delegować te kompetencje zewnętrznemu partnerowi.

Na podstawie historii naszych współprac, zarówno tych udanych jak i nieudanych, wymienię kluczowe czynniki, które pomogą Ci w odpowiedzi na to pytanie.

Budżet

Pierwsza i podstawowa kwestia dotyczy Twoich finansów. Wydawać by się mogło, że pozyskiwanie klientów za pośrednictwem poczty elektronicznej i spersonalizowanych wiadomości jest niemal bezkosztowe, ale niekoniecznie jest to prawda.

Na kampanię cold mailingową składa się:

• opracowanie strategii kampanii,
• zbudowanie bazy mailingowej B2B,
• napisanie treści kampanii dopasowanej do grupy docelowej,
• ustawienie kampanii w narzędziu do automatyzacji mailingu,
• przygotowanie domeny do wysyłek,
• bieżące kontrolowanie przebiegu kampanii,
• analizowanie i raportowanie wyników.

Teoretycznie, wszystkie te zadania może wykonać jedna osoba, ale prawdopodobnie nie znajdziesz jej na rynku. Wiem z własnego doświadczenia. 🙂

W praktyce potrzebujesz 2-3 osobowego zespołu: researchera, który zbuduję bazę, copywritera odpowiedzialnego za teksty maili i marketera, który pomoże ze strategią kampanii cold mailingowej i zautomatyzuje wysyłki.

Żeby zbudować taki zespół, potrzebujesz pieniędzy na znalezienie i wdrożenie pracowników (koszty HR i administracji) oraz ich utrzymanie (koszt stanowiska, koszty umowy, benefity). W takim wypadku dotarcie do potencjalnego klienta i generowanie leadów za pomocą cold mailingu może okazać się dość kosztowne.

Jeśli jesteś gotowy/a na taką inwestycję, to być może warto zbudować zespół outboundowy wewnątrz. 

Jeśli nie — wybierz agencję. Twoim jedynym kosztem będzie faktura na koniec miesiąca, a w razie nieudanej współpracy z agencją, szybko i bezboleśnie zakończysz współpracę. 

Z pracownikami nie rozstaniesz się tak łatwo, a nietrafione rekrutacje to najbardziej kosztowne rekrutacje, bo poza podwójnymi kosztami HR, płacisz też za zmarnowane okazje sprzedażowe, których nie podjął się niekompetentny (lub słabo zarządzany) pracownik. 

Czas

Stworzenie i utrzymanie zespołu wysyłkowego zabiera też czas. Przede wszystkim musisz znaleźć marketera z doświadczeniem w prowadzeniu kampanii cold mailingowych, a jak wspomniałem, nie ma ich wielu na rynku.

Trafna rekrutacja i wdrożenie specjalisty zajmie Tobie lub Twojemu działowi HR kilka-kilkanaście tygodni. W przypadku gdyby okazało się, że prowadzony przez Twój zespół cold mailing nie działa, może to być po prostu strata czasu.

Dodajmy do tego czas poświęcony na bieżące zarządzanie zespołem; rozwój pracowników, coaching i mentoring. Dział outreach to nowa odnoga w firmie i Ty lub ktoś inny z zespołu będzie musiał wziąć za nią odpowiedzialność.

Jeśli, jako organizacja, jesteście gotowi na takie poświęcenie, to być może warto zbudować zespół sprzedaży wychodzącej wewnątrz firmy. 

Jeśli nie zamierzasz inwestować wiele energii w stworzenie działu outreach, skorzystaj ze wsparcia agencji. Twój czas poświęcony na cold mailing ograniczy się do kilku spotkań strategicznych w miesiącu czy kwartale.

Rola cold mailingu w firmie

Co do zasady, nie chcesz oddawać kluczowych kompetencji biznesowych swojej marki w ręce innych firm. Dla przykładu: jeśli projektujecie wnętrza, to chcesz mieć mocny wewnętrzny dział projektowy, żeby rozwijać go i blisko z nim współpracować. 

Inne, mniej istotne strategicznie kompetencje, możesz zlecać na zewnątrz. Przede wszystkim po to, żeby skupiać się na rozwoju swojego głównego produktu czy usługi, a nie na pobocznych obszarach biznesu. 

Dlatego jeśli cold mailing jest kluczowym obszarem Twojej firmy i opierasz na nim większość swojej sprzedaży, to warto rozważyć zbudowanie własnego działu outbound marketingu.

Jeśli nie próbowałeś/aś jeszcze cold mailingu, chcesz przetestować ten kanał, robisz cold mailing nieregularnie, albo regularnie, ale nie jest on najważniejszym źródłem leadów  — wybierz agencję wsparcia sprzedaży.

Zasoby firmowe

Wsparcie się zewnętrzną agencją to świetny wybór w dwóch sytuacjach: kiedy nie masz w zespole nikogo, kto potrafi prowadzić kampanie cold mailingowe i odwrotnie, kiedy masz duży dział marketerów, który nie wyrabia z pracą.

W pierwszym przypadku, dzięki agencji łatwo przetestujesz cold mailing, bez inwestowania czasu i pieniędzy w rekrutację specjalistów. W drugim — szybko zwiększysz moce przerobowe swojego działu sprzedaży wychodzącej i unikniesz przerw w generowaniu leadów.

Know-how

Kiedy rozmawiam z klientami, często słyszę hasło, że „próbowaliśmy już cold mailingu i u nas on nie działa”. Zawsze, gdy zaczynam zadawać pytania o to jak wyglądał proces wysyłkowy, dochodzimy wspólnie do wniosku, że tak naprawdę trudno ocenić skuteczność samego narzędzia, w tym wypadku zimnych maili, skoro nie było ono dobrze wykorzystane.

To, co było problemem, to sposób przeprowadzenia kampanii, np. złe dobranie grupy docelowej, zbyt często wysyłane maile, nieaktualna baza, czy kiepskie treści maili, a nie sam kanał sprzedażowy.

Współpracując z doświadczoną agencją wsparcia sprzedaży, w cenie dostajesz jej know-how. Cold mailing należy do działań, które naprawdę ułatwiają dotarcie do potencjalnego klienta, a także budowanie relacji biznesowych. Trudno jednak prowadzić takie kampanie bez odpowiedniego przygotowania.

Dlatego jeśli chcesz poznać coldmailing jako narzędzie do pozyskiwania nowych klientów – wybierz agencję. Szybko i bezboleśnie przetestujesz ten kanał sprzedażowy, a przy okazji poznasz najlepsze branżowe praktyki, z której Ty i Twoi pracownicy będziecie mogli korzystać w przyszłości. 

Podsumowanie: zleć cold mailing agencji wsparcia sprzedaży, jeśli…

• nie masz czasu i/lub budżetu na zbudowanie i utrzymanie nowego zespołu w firmie,
• nie wiesz, czy cold mailing sprawdzi się w Twojej branży i chcesz przetestować ten kanał sprzedażowy,
• outbound marketing nie jest najważniejszym sposobem, w jaki pozyskujesz potencjalnych klientów, a dotąd skupiałeś się na innych kanałach sprzedażowych np. na inbound marketingu,
• chcesz sprawdzić, jak wygląda profesjonalny proces tworzenia i prowadzenia kampanii.

A jeśli już zdecydujesz się na zlecenie cold mailingu na zewnątrz, sprawdź czym kierować się przy wyborze agencji do współpracy.