W związku z zagrożeniami wynikającymi z pandemii koronawirusa, wiele firm postanowiło zaprzestać spotkań na żywo, wykorzystując połączenia wideo. Dotyczy to także osób na kwaratannach, które nie mogą opuszczać domów. Dla wielu to bardzo wygodne rozwiązanie – nie muszą się przecież tyle spotykać z handlowcami. Co jednak zrobić kiedy spotkanie jest potrzebne, a nie możemy przeprowadzić go w świecie rzeczywistym?

Aplikacje do wideo rozmów

Z koronawirusem mierzymy się już ponad pół roku, więc wydawałoby się, że firmy przestawiły się na korzystanie z tego typu aplikacji. Nic bardziej mylnego. W okresie wakacyjnym, gdzie obostrzenia w Polsce zostały poluzowane, część biznesów ucieszyła się z powrotu do spotkań offline. W ciągu ostatnich tygodni słyszę jednak coraz więcej głosów firm, że ich klienci nie chcą się już spotykać, ponieważ boją się koronawirusa. Dla wielu handlowców to także świetna wymówka – „szefie, no ale jest COVID, jak mam sprzedawać?”

Na szczęście żyjemy w roku 2020, a nie w 1990. Dzięki temu mamy możliwość spotkania na wideo z osobą z drugiego końca świata. W każdej chwili. Oczywiście spotkania online są trochę inne od spotkań na żywo, ale po przeprowadzeniu paru tego typu konwersacji wczujemy się w ich specyfikę. Znam wiele przykładów osób, które przez długi czas nie chciały przejść na to rozwiązanie, a teraz nie wyobrażają sobie życia bez wideo spotkań z klientami.

Proponowane rozwiązania są dobre także dla firm, które preferują rozmowy głosowe – połączenie głosowe może być przeprowadzone także za pomocą komunikatora do połączeń wideo, dzięki czemu unikniesz problemów typowych dla połączeń telefonicznych, dzięki temu, że zamiast korzystać z zasięgu sieci, możesz prowadzić rozmowę z pomocą wi fi.

Z jakich komunikatorów najczęściej korzystamy?

Zoom

Zoom jest najbardziej popularnym komunikatorem, służącym do rozmów wideo. W wersji podstawowej Zoom jest narzędziem darmowym. W darmowej wersji maksymalny czas na jedną rozmowę to 40 minut, po czym trzeba stworzyć następne połączenie. Maksymalna liczba gości, którzy mogą wziąć udział w takim spotkanie, to 100 osób.

Do przeprowadzenia wideo rozmowy wymagane jest utworzenie konta oraz pobranie darmowej aplikacji. Po zalogowaniu się na stronie Zoom.us otrzymujemy możliwość poprowadzenia spotkanie (Host a Meeting). Mamy tutaj różne opcje:

Po wybraniu jednej z nich załaduje nam się aplikacja, w której otrzymamy możliwość zaproszenia naszych gości.

Alternatywną opcją jest zaplanowanie wydarzenia (Schedule a Meeting). Możemy wtedy wysłać zaproszenie e-mailem do konkretnych osób wraz ze wskazaniem daty i godziny startu spotkania. Każda z zaproszonych osób otrzyma wtedy link, dzięki którym będzie mogła dołączyć.

Z mojego doświadczenia Zoom jest najczęściej wykorzystywaną aplikacją do wideo rozmów przez mikro i małe firmy. Nie wymaga żadnych opłat ani dodatkowych subskrypcji, a także oferuje bardzo dobrą jakość rozmowy.

Microsoft Teams

Teams to rozwiązanie służące do wideo spotkań, które zawarte jest w pakietach Office 365. Na ogół firmy korzystające z subskrypcji Office’a 365 w swoich firmach mogą bez problemu zacząć korzystać z Teams. Jednak ze względu na pandemię Microsoft postanowił udostępnić także darmową wersję, która pozwala na spotkania max. 100 osobowe, które trwać mogą 45 minut na jedno połączenie.

Teams występuje w formie aplikacji pobieranej na komputer, ale także dostępny jest przez przeglądarkę. Interfejs obu tych aplikacji jest taki sam, więc bez problemu możemy korzystać z dowolnej z nich. Po zalogowaniu i przejściu do aplikacji otrzymujemy, podobnie jak w Zoomie, możliwość rozpoczęcia spotkania „teraz” i zaproszenia do niego uczestników, ale także zaplanowania spotkania na późniejszy termin w kalendarzu.

Najczęściej z Teams do wideo spotkań korzystają firmy, które posiadają aktywną subskrypcję Office 365. Według wielu osób Teams oferuje najlepszą jakość wideo rozmów. Mogę potwierdzić te słowa. Sami korzystamy najczęściej z Teams do komunikacji z klientami.

Google Meet

Kolejna aplikacja to Google Meet (wcześniej: Google Duo), czyli odpowiednik Teams, ale dla pakietu Google Workspace (wcześniej G-Suite). W związku z pandemią także firma Google postanowiła udostępnić za darmo część swojej aplikacji. Podobnie jak w powyższych przypadkach, również napotkamy tutaj drobne ograniczenia. Połączenie może trwać maksymalnie 1 godzinę, a ilość osób to 100.

Meet dostępny jest w formie aplikacji webowej, czyli dostępnej z poziomu przeglądarki. Do działania aplikacji potrzebujemy konto mailowe na Gmailu. Wtedy po zalogowaniu do swojego konta i przejściu na stronę główna Meet, kliknamy „Nowe spotkanie”. Otrzymujemy znów opcję startu „teraz” lub zaplanowania w kalendarzu i wysłania zaproszeń:

Z Google Meet korzystają głównie firmy, które posiadają aktywną subskrypcję Google Workspace, dzięki czemu mają dostęp m.in. do firmowego Gmaila, Google Drive (chmura), Google Docs czy Spreadsheets (odpowiedniki Worda i Excela z pakietu Office’a).

Jakie mamy inne opcje do wideo spotkań?

Do przeprowadzenia wideo rozmów mamy tak naprawdę szereg innych aplikacji, takich jak niegdyś bardzo popularny Skype, WebEx, GoToMeeting, Join.me, Facetime (iPhone) czy nawet Facebook. Wszystko zależy od tego z czego już korzystają nasi klienci i co najkorzystniej będzie nam używać również we własnych organizacjach.

Najważniejsza rzecz wideo spotkania, czyli jego jakość

Nie ukrywajmy, nikt nie chce prowadzić spotkań w formie wideo, które co chwile się przerywają lub podczas których bardzo słabo kogoś słyszymy i widzimy. Aby prowadzić rozmowy wideo bez dodatkowych problemów, warto zadbać o stałe połączenie z internetem oraz wyposażyć się w zewnętrzną kamerę, a także nawet w zewnętrzny mikrofon.

Kamerki w laptopach w dużej części nie posiadają niestety dobrej rozdzielczości, przez co może nas być po prostu słabo widać. Po rozpoczęciu pandemii w marcu bardzo ciężko było dostać zewnątrz kamerkę, ale teraz to nie problem. Ze swojej strony polecam Trust Trino HD Webcam. Kosztuje ok. 200 zł, a posiada bardzo dobrą rozdzielczość oraz zbudowany mikrofon, który również oferuje dobrą jakość.

Czy spotkanie wideo zastąpi to w realnym świecie?

Moim zdaniem nie. Spotkania wideo są specyficzne i dla wielu osób mogą na początku być nienaturalne. Jednak jest to bardzo wygodna i w aktualnych czasach jedyna możliwość zobaczenia się z klientem w 4 oczy. W momencie opanowania pandemii myślę, że część firm powróci do spotkań offline. Plusem aktualnej sytuacji jest to, że wiele osób uświadomiło sobie, że mogą skutecznie prowadzić biznes przez internet, bez ruszania się z domu czy z biura.

Mam nadzieję, że dzięki temu krótkiemu artykułowi zdecydowana większość firm będzie w stanie odnaleźć się w nowej rzeczywistości biznesowej. Drodzy handlowcy, niestety wymówka pod tytułem „szefie oni nie chcą się spotkać” – to nadal tylko wymówka 🙂

Do roboty!