Pytanie o to, kiedy wdrożyć CRM, pojawia się w niemal każdej firmie rozwijającej sprzedaż. Odpowiedź jest prostsza niż mogłoby się wydawać: system CRM warto wdrożyć od pierwszego dnia działalności. Dlaczego?
Bo od pierwszego dnia w firmie pojawiają się kontakty, rozmowy, zadania i dane, które w przyszłości będą kluczowe dla rozwoju sprzedaży. Jeśli zostaną rozproszone po notatkach, mailach i arkuszach, ich uporządkowanie później będzie znacznie trudniejsze.
Spis treści
Dlaczego CRM od początku ma sens
Pierwszy CRM w GetSales został wdrożony już w 2019 roku – jeszcze zanim w firmie pojawił się zespół handlowy. System pełnił wtedy funkcję bazy kontaktów i miejsca do zapisywania szans sprzedażowych, notatek, zadań i ofert.
Kiedy dwa lata później do zespołu dołączyli pierwsi handlowcy, system był już w pełni przygotowany: zawierał historię kontaktów, gotowe szablony wiadomości i proces sprzedaży dopasowany do realnych rozmów z klientami.
Dzięki temu nowy zespół mógł rozpocząć pracę w uporządkowanym środowisku, zamiast tworzyć je od zera. Taki start pozwala skrócić czas wdrożenia handlowców, uniknąć chaosu i szybciej generować wyniki.
Trzy filary skutecznego wdrożenia CRM
Wdrożenie CRM-a to nie tylko kwestia wyboru systemu i opłacenia licencji. O sukcesie decydują trzy elementy: nastawienie zespołu, proces wdrożenia oraz realna potrzeba korzystania z danych.
1. Nastawienie zespołu
Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie CRM-a jako narzędzia do kontroli handlowców.
Tymczasem jego prawdziwym celem jest wsparcie zespołu sprzedaży – uporządkowanie działań, ułatwienie komunikacji i zarządzanie relacjami z klientami.
Dobrze wdrożony CRM umożliwia:
- przechowywanie wszystkich informacji o klientach w jednym miejscu,
- planowanie i automatyzację zadań,
- dostęp do historii rozmów, ofert i maili,
- analizę wyników i konwersji.
Ważne jest, by zespół zrozumiał, że CRM nie jest dodatkową tabelką, lecz narzędziem, które realnie ułatwia pracę i zwiększa efektywność. W pierwszych tygodniach wdrożenia warto skupić się na edukacji i wsparciu, zamiast egzekwować błędy czy opóźnienia.
2. Proces wdrożenia
W GetSales przyjęliśmy trzymiesięczny model wdrożenia CRM, który pozwala krok po kroku wprowadzić system do organizacji i utrwalić zmianę.
Miesiąc 1 – analiza i projektowanie
Pierwszy etap obejmuje poznanie procesów sprzedażowych firmy, mapowanie ścieżek klienta i zdefiniowanie danych, które będą gromadzone w CRM-ie.
Miesiąc 2 – uruchomienie wersji Lite
System zostaje uruchomiony w uproszczonej formie, z podstawowymi funkcjami, aby handlowcy mogli uczyć się korzystania z niego w praktyce.
Miesiąc 3 – wdrożenie pełnej wersji
Po okresie adaptacji system zostaje rozbudowany o pełny zestaw lejków, raportów, automatyzacji i integracji. Na tym etapie zespół uczy się analizować dane i wyciągać z nich wnioski dla dalszej optymalizacji sprzedaży.
Większość wdrożeń realizowanych przez GetSales kosztuje od 12 do 16 tysięcy złotych. To inwestycja, która zwraca się bardzo szybko – często już po jednym miesiącu efektywniejszej pracy zespołu.
3. Realna potrzeba wdrożenia
Przed rozpoczęciem projektu warto odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: czy firma faktycznie chce analizować i usprawniać sprzedaż? Jeśli CRM ma służyć wyłącznie do raportowania, bez realnego wykorzystania danych w decyzjach biznesowych, jego wdrożenie nie przyniesie efektów. System stanie się wtedy kosztowną bazą, z której nikt nie korzysta.
Dlatego przed rozpoczęciem wdrożenia konieczne jest określenie jego celu: czy ma służyć lepszemu raportowaniu, planowaniu, analizie konwersji, czy może automatyzacji zadań w procesie sprzedaży.
Samodzielne wdrożenie czy wsparcie zewnętrzne?
CRM można wdrożyć samodzielnie – wiele narzędzi, takich jak Livespace czy Pipedrive, udostępnia gotowe materiały i instrukcje.
W praktyce jednak samodzielne wdrożenia często kończą się problemami: źle skonfigurowanymi lejkami, brakiem integracji czy niskim zaangażowaniem użytkowników.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z konsultantami, którzy dopasowują system do realnych procesów zakupowych klientów i uczą zespoły, jak z niego korzystać.
Podsumowanie
Wdrożenie CRM-a to inwestycja w przewidywalność, porządek i skalowalność sprzedaży. Im wcześniej firma zacznie korzystać z CRM-a, tym szybciej zyska dostęp do danych, które pozwolą podejmować lepsze decyzje.
Dobrze zaprojektowany system CRM:
- porządkuje procesy,
- zwiększa skuteczność handlowców,
- ułatwia analizę wyników,
- i tworzy kulturę pracy opartą na danych.
Nie warto więc czekać na „idealny moment”, bo najlepszy moment na wdrożenie CRM-był wczoraj, a drugi najlepszy moment jest dzisiaj.
